知っておきたい欧米でのビジネスマナー・基礎の基礎~ばあんのりこ(ライター)

留学中に、アルバイトやインターンの経験をする機会があるかもしれません。そのような時には、日本とは違うビジネスマナーに戸惑うこともあるでしょう。相手を慮ることの多い日本社会とストレートに必要なことを伝え合う欧米との違いや、パーティーなどへの家族同伴の有無など、慣れないうちは驚くこともあります。

文化や背景の違いで生じる摩擦に悩むこともあるかもしれませんが、海外で仕事をする経験は視野を広げるきっかけとなり、今後の人生の貴重な糧になるでしょう。もしそんな経験に恵まれたら、臆せず飛び込んでみるべきです。

筆者はアイルランドやドイツ、オーストラリアなど、多国籍な人材が集う環境での仕事経験を通じて、仕事文化の違いをたくさん知ることができました。今日は、その経験から培ったスキルのうち、最初に知っておくと役立つ事柄についてお伝えします。

メールも電話も単刀直入

ビジネスメールの前置きは日本でも簡素ですが、海外の場合、全く前置きを入れずに、本題に入ることが多くあります。日本のビジネスマナーに慣れていると冷たく感じたり、相手が怒っているのではないかと不安に感じるかもしれませんが、そんなことはありません。

電話でのビジネストークも同様で、単刀直入が基本です。支払いの催促をする際なども、「恐縮ですが」とか、「申し訳ありませんが」などといった言葉を入れなくても、失礼にはあたりません。

日本の常識が、海外では非常識になることも

日本では、顧客に対してとても丁寧な対応をとることが知られています。スタッフは職場で、お客様の対応に関する教育をしっかり受け、失礼な態度のないよう細心の注意をはらいます。

支払いの催促状でさえ、本題に入る前に、ほとんどのケースで「いつもご利用ありがとうございます」といったお礼の言葉で始まります。

一方、海外では、督促状にお礼の言葉は不要、という考えもあるのです。「お礼」の言葉を入れることで緊迫感が薄れてしまい、督促の意味をなさないとか。日本では必要な一言でも、国が違えば余計な一言になってしまう恐れがあるのです。

文化や国民性の違いをふまえた対応をしないと、日本の常識だけでは通用しないこともあります。周りの対応を観察、確認することが大切です。

誤解やミスを避けるためのポイント

母国語でない言語を使って、仕事上のやりとりをするのは、容易なことではありません。特に、言葉による誤解やミスには、気をつけましょう。

一番のポイントは、相手にわかりやすく伝えることです。まず、シンプルで明確な表現をするように心がけましょう。

伝える情報が多い場合や、相手に質問、返答を求めるメールでは、内容を箇条書きにするとわかりやすいでしょう。

また、時差のある相手とのやりとりが必要なことも多くあります。そのような時は、適格でスムーズなやりとりができないと、無駄に時間がかかってしまいます。長い文章を書くよりも、少ない回数のやりとりで、メールのやりとりが完結することを目指しましょう。

時には家族ぐるみで参加する会社のつきあい

海外でも、会社のイベントやパーティーが開かれることがあります。日本の場合は、会社のつきあいはスタッフ同士だけで行われるケースがほとんどですが、海外ではそうとも限りません。

クリスマスパーティーや、忘年会、送別会などに、スタッフが配偶者やパートナー同伴で参加することがよくあります。彼氏や彼女が参加することも、例外ではありません。自分の大切な人に、職場の同僚や上司を知ってもらうことは、当たり前で大切なことと考えられているからです。

言葉の壁を越えて海外で仕事をすることは大変なことですが、貴重な経験になるはずです。機会があれば、違った業種や職種を経験すると、更に視野も広がるでしょう。海外のビジネススタイルに合わせるだけでなく、日本のビジネスのよい点も上手に取り込んで、自分のスタイルで仕事ができるとよいですね。

文:ばあんのりこ(ライター)
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